Att anställa en datakonsult

Detta är ett dokument man kan ge till en potentiell konsultköpare som är helt grön, d v s en konsultköpare som har liten eller ingen erfarenhet av att köpa IT-konsulttjänster.

Syftet är att minimera missförstånden som kan uppstå då en konsultköpare och en konsult med väldigt olika bakgrund möts och att skapa en gemensamt gränssnitt i kommunikationen.

Jag läste en text som man kan läsa på Gula Sidorna på nätet om avsnittet Datakonsulter:

• Datakonsulter är ofta specialiserade. Det finns konsulter för allt från ekonomistyrning och utbildning till upphandling och systemutveckling. Välj rätt.

• Analysera gärna behoven i en förstudie, antingen med egen kompetens eller konsulthjälp. Förstudien ger en uppfattning om kostnad och omfattning. - Konsulten och beställaren bör se till att ha samma förväntningar om vad konsulten ska göra och vilket resultatet ska bli.

• Anlitas en upphandlingskonsult kan det kännas tryggt att välja någon som inte är knuten till en leverantör.

• Skriv avtal. Det finns mallar att hämta hos Statskontoret och IT-företagen. - Det är ingen självklarhet att beställaren äger konsultens resultat. Reglera det i avtalet.

Mitt första utkast (dokumentet ska läsas av en oerfaren konsultköpare):

Det här dokumentet riktar sig till dig som överväger att anlita en datakonsult och som har liten eller ingen erfarenhet av att ha anlitat en datakonsult tidigare. Vad du kan lära dig från detta dokument är lite av vad du bör tänka på, några saker du kan förvänta dig samt några saker som du inte kan förvänta dig av en datakonsult samt några saker som du själv måste göra för att nå ett lyckat resultat.

Syftet är att minimera missförstånden som kan uppstå då en konsultköpare och en konsult med väldigt olikabakgrund möts och att skapa en gemensamt gränssnitt i kommunikationen. Likväl som det är viktigt att konsulten har rätt kompetens så är det minst lika viktigt att konsultköparen har rätt beställarkompetens. Beställarkompetensen består bland anat av att förstå vad man beställer och välja rätt sorts konsultkompetens.

Ordet konsult betyder egentligen ”rådgivare” men ordet har fått en mer allmän betydelse av ”externt inhyrdarbetskraft som täcker tillfälligt kompetens- eller resursbehov” men ibland håller inte ens den beskrivningen för vissa konsulter kan ha uppdrag under lång tid. Det finns extrema exempel på uppåt 10-tals år.

Precis som du bedriver en affärsverksamhet på ekonomiska grunder där du vill uppnå ett visst ekonomisktresultat så gör även konsulten det. Det är viktigt att du innan du anlitar konsulten bestämmer dig för vad du vill uppnå med din egen verksamhet, är det ökad vinst eller större marknadsandel som är viktigt just nu. Det är helt avgörande för hur mycket resurser du kan sätta av för projektet.

• Var redan från början tydlig med dina egna mål så att konsulten vet inom vilka ramar han har att röra sig. En erfaren konsult med självbevarelsedrift kommer inte att springa till din närmsta konkurrent med dina affärshemligheter även om du inte har ett sekretessavtal skrivet så var öppen och ärlig med dina avsikter.

• Datakonsulter är ofta specialiserade. Det finns konsulter för allt från ekonomistyrning och utbildning till upphandling och systemutveckling. Välj rätt sorts konsult.

• Analysera gärna behoven i en förstudie, antingen med egen kompetens eller konsulthjälp. Förstudien ger en uppfattning om kostnad och omfattning (vad som ska göras). Utan denna förstuidie så går det normalt inte för konsulten att ge dig en vettig information om vad uppdraget kommer att kosta, om du ändå kräver det så kan konsulten inte göra annat än gissa och det kan slå helt fel.

• Ta fram en affärsmodell över ditt företags verksamhet om du inte bedan har gjort det så är det en av de viktigaste vägarna till ett lönsamt projekt. Om du inte skulle ha nytta av det i just det här projektet så har du säkert nytta av det i andra sammanhang. Det spar massor med tid om du redan har tänkt igenom och dokumenterat din verksamhet, då har du redan ett färdigt dokument som du kan emaila över till konsulten innan ni träffas. Konsulten kan då vara mycket bättre förberedd och ni kan direkt gå in på vesentligheter i er förhandling.

• Konsulten och beställaren bör se till att ha samma förväntningar om vad konsulten ska göra och vilket resultatet ska bli. Anlitas en upphandlingskonsult kan det kännas tryggt att välja någon som inte är knuten till en leverantör.

• Skriv avtal. Det finns mallar att hämta hos Statskontoret och IT-företagen. När det gäller konsultens resultat så gäller upphovsrättslagen, vilket innebär att konsulten äger resultatet. Enligt standardavtalen får du som konsultköpare normalt dock rätten att använda resultatet för eget bruk. Men förvänta dig inte att du får en exklusiv rätt till resultatet för det skulle oftast innebära yrkesförbud för konsulten, vilket ingen konsult har anledning att gå med på.

• Reglera allt det ni kommer överens om i ett skriftligt avtal, det uppstår onödigt många rättstvister pga att parterna helt enkelt missförstår varanadra.

• Tänk på att alla krav du ställer kostar pengar, konsulten måste räkna med kostnader för dessa och det är alltid du som kund som måste betala det i slutänden, ställ rimliga krav som du verkligen har konkret affärsnytta av, ställ mao inga onödiga krav.

• De flesta konsulter jobbar normalt på löpande räkning, dvs tar betalt per timme om ni inte skriftligen avtalar om något annat. Slösa inte med vare sig din egen eller konsultens tid oavsett om det gäller förhandlingar eller jobb.

• Ha klara mål med vad du vill åstadkomma med just detta projekt! Bli inte distraherad av vad du *kan* göra halvvägs in i projektet, fokusera på nyttan för företaget. Det finns alltid möjlighet för en version 2.0 lite senare!

• Var intresserad, fråga mycket och sätt dig in i problematiken. Om du inte personligen är intresserad, låt någon i företaget som har ett intresse i systemutveckling vara kontaktperson. Finns inte en sådan person på företaget, anställ då en sådan person eller anlita en oberoende konsult. Engagemang är A och O för ett lyckat projekt.

• Bestäm en maxsumma som du är beredd att betala för just detta projekt. Låt olika bolag lämna in anbud. Ta det anbud som känns mest seriöst och rätt, inte det som är billigast. Det lönar sig i längden! Blir det billigare än du tänkt dig: Bra! Då har du sparat lite pengar. Blir det dyrare än du tänkt dig: Skär ned på kraven, fokusera på det väsentliga för företaget, ta över ansvaret för en del av riskerna på det egna företaget (mindre risk för konsultbolaget = billigare totalpris), förhandla!

Vilka olika konsultroller finns och vad är normal kostnad?

Kostnaden kan variera enormt eftersom datakonsulter har så olika arbetsuppfifter, kompetens och erfarenhet. Men för den kategori som kallas utvecklingskonsulter kan man anta att ca 75 procent av konsulterna ligger i prisnivå 1000 kr +/- 50%.

Tänk på att prestationen kan skilja så mycket som 50 GÅNGER mellan en komplett nybörjare och de mest erfarna konsulterna. Det är normalt bättre att anlita en erfaren konsult som har en högre timtaxa än en oerfaren konsult som har ett lågt pris. Du som kund är troligen mest intresserad av vad det kostar totalt, inte det enskilda timpriset.

Vad påverkar priset?: